一、行文目的必须明确

    任何行政行为都有目的性。机关文字工作，特别是在公文的撰写、修改等环节中，都应明确地突出行文目的。对有些公文来讲（多数法定公文），行文目的直接表现在公文的段落之中，有的则在文字之外，是通过语言或文种格式潜在地表达出来。但不论是什么样的公文，作为写作者来讲，都要在写作前、写作中和修改文稿的全过程，牢牢记住行文目的，并且使这种目的在公文中充分地表达出来。

    行文目的可以说有广意和狭意之分。广义的目的，与行政目的较为等同。行政目的是由政治目的所派生所决定，行文目的则是由行政目的所派生所决定的。人们往往对写作的具体由缘感兴趣，经常忽视写作的根源所在。作为国家机关来讲，行文要体现出党和国家的路线、方针、政策，以此指导国家各级机关及团体企事业单位的工作，沟通情况，加强联络与合作，更好地实现国家机关所担负的各项职能，为社会、为广大人民群众服好务，以提高国家机关的工作效率和效能。从狭意行文目的来讲，就是具体的工作目的。所有国家机关，包括各部门各机关，根据自身职责和特定的工作任务，有针对性地指导、组织、宣传、管理好各项具体事物。文字工作属于行政管理活动，所以在公文写作之中，都在有鲜明的行文目的。实践表明，仅仅能够把握住狭义的行文目的还不够，还必须牢牢把握住广义的行文目的，否则就可能出现盲目行文的问题。

    从前面所讲的“五特”来讲，所有公文的特点都是以行文目的为前提的。行政目的决定行文目的，而行文目的是实现行政目的、目标的具体化。没有鲜明的行文目的，就有会有“五特”的存在。我们试以最常见的“会议通知”为例说明。首先，我们明确开会是推进某项工作的手段，因而行文是为了召开、开好某会为目的而行文，没有这样一个公务活动目的，也就没有行文的必要。正是为了开好这样一个会议，我们才能根据会议的重要程度确定以什么名义召开，由那个行政级别的机关部门，用什么文种来发文组织。其次，根据工作要求和所要达到的目的来确定会议的主题，或者叫中心议题。再次，根据行文（行政）目的确定行文对象，即参加的人员，以及发言内容、会议日程等等问题。由此可见，就是一个非常简单的会议通知，如果行文目的不明确，也不会写出内容要求合格的文稿来。由此可见，行文目的与具体行政目的有相同之处，也有区别，主要区别是行文目的是行政目的具体和延伸。

    行文目的决定着公文写作的要素，对公文写作有着重要意义。

    １、确定行文主题。行文目的决定着公文表达的主题。行文目的往往通过行文的主题来表达，行文的目明确可使公文所要的主题鲜明，条理清晰，表达准确，容易被读者迅速扑捉到；行文目的不明确，往往会让作者茫然不知所措，不知写什么好，或者是乱写一通，这样必然导致行文主题不明确，也就是盲目行文，读者也无法真正知道其然其所以然。

    ２、确定行文主体。行文目的是行政目的的具体表现，要达到某种行政目的，需要一定的行政级别和行政职能提供前提和必要的保证。简单讲，谁拥有什么样的职能谁才能办什么样的事，谁拥有什么样的权力谁才能对什么事说了算，由此而派生出一个行政级别的问题。公文中所涉及的问题是行政上的问题，因而行文也同样要体现行政级别的原则，即行文主体要有相应的权利，相应的层次，由具有相应职能的机关来行文。因此，在行文时应注意行文主体的名义，即以哪个机关名义行文，行文的主体与行文的内容、事项之间有没有职能和权限上的必然联系，行文主体具备不具备相应的职能和权限。对无必然联系的，不具备职能的和权限不当的要进行调整。

    ３、确定行文对象。行政活动乃至社会活动是由相应的组织、领导者和群众来进行的。公文是行政活动和社会活动实现沟通的媒介，作为一种载体，必然有送达的对象，如果没有送达的对象，公文也就失去了存在的必要。但是，这个送达的对象是由行政目的所派生的行文目的来确定的，因而有什么样的行文目的才可能确定什么样的行文对象。例如，一个问题自身确定不了，那就要向上级有关部门请示，这就决定了行文对象就是上级主管部门；如果是要在职责范围搞某项活动，为了把这项活动搞好，首要的行文对象一定是下级有关职能部门。

   ４、确定行文文种。文种是公文的表现形式，有着特定的影响力，每个文种都有着特定强制性、约束性、执行性、广泛性、综合性等等。要达到某种行政目的或行文目的，必然要求运用公文特有形式所具有的表现力和影响力，使用特定的文种。因此，应当根据行文目的来选用文种。例如，某个重大原则问题要让下级遵守并执行，就要用“决定”，而某个一般具体事项要求下级去做好，可用“通知”下达。

    ５、确定行文风格。行文目的不同决定着公文特征不同，同样也表现在公文的用辞、语气、气氛、色彩，也就是公文用语所体现出的思想性、严肃性、准确性、强制性、趣味性、活跃程度等等。不同的行文目的对行文风格要求不同，对行文的结构、基调、表述也有不同的要求。

    把握好行文目的是写好公文的前提，但这也不是一件容易的事。这要求写作者能够掌握党和国家的路线、方针政策，了解一个时期工作的重点，工作方法及一些重大原则问题，能够较好地领会领导者的意图等，深刻领会行文目的，并且将行文的意图贯彻在公文中。同时，把握好行文目的，并非在只言片语中有所表示，而是在公文的内容和形式两个方面同时反映出来，从内容到形式，从谋篇到措辞、从首至尾、从不同细节和侧面都反映出来。因此，公文的内容要服从于主题，服从于行文目的，服从于行政目的和政治目的；公文的形式不仅仅要服从于内容，同样还必须要服从行文目的，服从行政目的和政治目的，公文从内容和形式同时服从、反映、体现行文目的、行政目的、政治目的，才能使其成为一个机关从事政治活动、行政活动、经济活动的得力手段和工具。

    二、表达的主题必须鲜明

    主题鲜明是各类写作历来所强调的，公文写作也不例外。只有主题鲜明，才能给予读者理解行文内容和意图的条件，才能起到行文作用，达到行文目的。

    １、主题鲜明的关键在于公文的内在质量。主题鲜明，不在于文章的长短，在于所选素材表达主要思想的反映程度，关键在于内容选材和语言的逻辑性和紧密性。在机关文字工作中，我们常可以看到一些主题摸糊、内容混乱的现象。有的不管写什么文种公文，不管读者是谁，不管是什么事，要么都是说过多少遍的那一套，要么就是洋洋万言，要么就是议过来议过去，拉开提纲摆开架式就写起来，写来写去把文章写散了，主题写淡了，甚至不知想表达什么意图。有的即使能让人看明白，那文章也显得“苍白”，没有什么说服力。这些现象都是行文的主题没有把握好的原因造成的。

    ２、主题鲜明要紧紧围绕表达中心。写好公文，据多年的实践看，主题必须鲜明鲜明再鲜明，集中集中再集中。没有鲜明的主题，就没有醒目的表达力；没有集中的主题，就没有动人的说服力。对常用规范性公文来讲，这个问题还好把握，而对那些非规范常用公文的写作来讲，把握的难度要大一些，问题也多一些。不但存在内容把握不准、说服力分散的问题，还存在着框架结构、谋篇布局与所反映主题要求不相符的问题，即具体写法的形式与主题表达的要求背离。例如各种会议的讲话稿，常常有的人把一些没有联系的事摆开讲，文章各部分没有内在的逻辑关系，一次讲十个八个问题，象是开杂货铺一样什么都有，用这样的讲话稿在会上讲，效果肯定不会好。因此，主题鲜明，并力争更集中一些，对写好公文至关重要。公文要有好的效果和反响，需要讲求的是，一篇文章只确定一个主题，而不能象开办公会那样搞他几个议题，分散了主题，成为双主题、三主题，并且这一个主题在写作中越集中越紧凑越好，用精炼的论述、精炼的语句、极富有代表性的例子去写。特别是在修改过程中，敢于否定自己，无关的话不说，无关的事不提，无关的理不议，只要用一个例子能说明问题就不去罗列更多的事，真正做到不面面俱到，不画蛇添足。

    ３、主题鲜明需确定一个大小适中的题目。主题是否能更鲜明，能否更集中一些，与题目确定的大小有很大关系。特别是对一些带有论述性的公文，如调查报告、简报、讲话稿、论文等等，如何把题目的大小确定好，的确是一个值得而且是必需去认真思索的问题。大题大作和大题小作的效果不同，小题小作和小题大作的效果也不同。确定题目的大小，与行文主体的层次和职责有关，一般来讲层次越高、职责越大，行文的题目也越大，但也不是说低层次不能写大题目，高层次不能写小题目，而是要因事而宜。但从客观来讲，大题大作写好较难，需要付出非常艰巨的努力，并且往往因为理性较强，概念运用过多，论述难度大，内容不活而难以引起读者的共鸣。而大题小作好写但效果不好，主要是由于笔力不足致使分析事物、挖掘主题力度不足。例如我们常见一些用大标题加小例子来说明某个问题的文章，这样的写出的文章，主题必然不会鲜明到那里去，还会给人一种反感。但是如果反过来就好多了，即小题大作，用大事例、大观点说明一个小题，往往会有良好的效果。因此要注意确定题目的大小，题目大小确定得当，对突出主题会产生良好效果。还应当学会用小题揭示大问题，把大事转换成小题来写，用大量综合性的“大”例子、“大”理论来分析论证“小”问题，效果就会好得多。实践证明，小题目能够非常有效地作出大文章。

    表达主题是否明确，与锤炼好标题也有很大关系。标题是公文的眼睛。好的标题不仅引人瞩目，唤起读者的注意力，而且可以画龙点睛，醒目传神，起到突出主题的作用。当然，只依靠标题来深化主题是幼稚的，从根本来讲还是在内容上下功夫，但也不要放弃锤炼标题这一点。运用标题来体现主题思想的方式很多，可是最基本的有三点：一是大标题要能够提起和统帅整个文章，能起到灵魂和传神的作用。二是在二级标题中，一般来讲，仅说明一件事时用单句便可达到较好的效果；说明一个观点的时候用两到三句的复句式效果比较好，或用因果关系，或用递近关系等等；当阐述一个比较散而其中又有内在联系的问题时，用三个句子以上的复式结构，也能够取得令人感到意外的效果。三是标题的层次不宜太多，一般来说三层能够让人印象最深，多了反而会给人某些层次杂乱的感觉。从心理学讲，一至两层给人的印象最令人难以忘记，印象深刻。正是从这一点上来说，标题的层次不必太多，当然，有些问题层次少了难以说明问题，必需递进表明，标题层次多一些也能起到积极的效果。

    三、送达的对象必须清晰

    公文写作过程中，头脑里时时刻刻都要一个清晰的制发主体和发送对象的影像，就象两个人对话一样，明确两者间的关系，使写作的公文在一个合乎层次级别和语言要求氛围中进行，这样写出的公文会有的放矢，取得好的行文效果。

    （一）清楚制发主体

公文写作，特别是机关常用规范性公文写作，写作主体都不是自然人，行文也不是自然人在社会关系中的文书来往，所以在提笔起草公文时，就应当清楚自己处在一个什么样的制发主体位置上，应当表现出什么样的层级和地位，并放弃个人的思维、习惯和行文性格，按照制发主体的特有要求制发文件。也就是变个人地位为机关地位，变个人语气为机关语气，变个人行为为法人行为或者组织行为，也就是让公文有浓浓的“公”味。机关文字起草中，应能够适应和处理好在以下五种制发主体情况下的行文特点。

    １、以法人或者组织名义行文。这也就是以本机关或者单位的名义行文。在以这种名义写作时，用辞应注意严肃、严谨，避免出现一些虚拟、模糊、过分省略等口语现象，行文力求正规一些。

     ２、以法人代表人或者其它个人名义行文。也就是以机关、部门领导人的名义出现公文。对这类公文，可以在写作中根据法定代表人或委托代表的身份和习惯去写，文字可以活跃一些，口语化一些，但行文层次不得超越其个人身份。

    ３、以上级党政领导机关名义行文。即代拟稿行文办文。在为上级各机关起草各种代拟稿时，应准确把住上级领导机关的层次，常用领导方式和方法，以及领导主张，在文章的意图、内容、语气特征都要与其层次相符。

   ４、以会议的名义行文。如决议、会议纪要等文种的起草，要注意在头脑中树立集体和组织的意识，注意用会议角度来处理行文的语气，用客观、准确、简练的手法去写作。

    ５、以本部门内部处（科）室名义行文。以内部机构的名义行文一般要处理好自身职责与机关职责之间的关系，处理好行文主体与机关内部和外部的关系，避免使用与自身职责不相府的语言，提出超出职能权力的要求，在语言上应谦逊一些。

    清楚制发主体，特别注意两个方面。一个是处于上级领导组织或领导个人的地位行文时，应当了解或懂得该主体的领导活动原来采用的方式和手段和应具有的领导形式，了解领导固有的思维方式和平日谈论的主要观点，了解该领导层次所具有权力和威望的大小，了解该层次与上下左右各方面所形成的或原有的关系，依据上述四个方面确定如何深化主题，确定如何应用语气、语法以及用辞。另一个是处于下级或者同级组织的地位行文时，对上级、平级和没有隶属关系也没有业务指导关系的单位，不应该也不可用教训的语气、用大量的祈使句，提出要如何如何，指使指责对方。

    （二）清楚受文对象

    公文的受文对象因行文目的不同而不同。一般来说有法人或组织、法人代表人、自然人三种情况，这就需要在行文中针对受文对象确定公文的一些具体写法。行文中胸中有一个清晰的受文对象，才能够清楚地针对受文对象的特点，有针对性地行文。不论是对那种受文对象，行文者都应注意在一下几个方面心中有数。

    １、受文对象的职责和分工。了解受文对象的权利和责任，对行文的有很大影响。若对职责范围相类似的受文对象行文，在文中一是可以简化公文中说明性、概念性的许多篇幅，二是对建议、请示类公文行文提出准确的要求，三是可以更有针对性地提出问题和要求，避免行文不当而造成效率低下。而对非雷同职责的行文对象行文，说明性的东西就要多一些。

    ２、受文对象的理论文化层次。了解受文对象的这种情况，可以围绕受文对象更好理解公文主题来写作，特别是在公文论述性、理性表述上把握住一个合理的“平台”，确定用理性一些的论述还是用通俗一些的论述。这样可以避免对“专家”作低层次论述的问题，也可避免对低层次的对象做高度理性的分析，使之难以理解其含义。

    ３、受文对象对某事物的了解和态度。任何受文对象，即社会组织和个人对某项行政管理和社会活动都有自己的态度，可能是积极的，自觉主动的，可能是消极的，授命而行，还有的可能是抵触的，对抗性的。了解受文对象的这些态度，可以确定文字的说服性、鼓动性、号召性和强制性，使公文内容能够针对受文对象的心理特征，使行文主客体的行为相一致。

    （三）清楚行文方向

    公文的行文方向不同，对公文的写作要求不同。根据行文主体与受文对象的层级不同以及隶属关系不同，在公文传递方向上，公文一般分为上行文、下行文、平行文。

    １、上行文。上行文是下级机关向所属上级机关的行文。上行文有两种情况。一是下级向直接上级领导机关行文。这是最常见最规范的上行文，受文单位是公文制发机关的直接上一级领导机关。二是超级行文。如遇特殊情况，下级机关可以超过自己的直接上级机关向更高一级的上级机关直到党和国家各最高机关行文。如发生重大突发性事件、重大灾情、间接上级机关指定直接上报的事项、经多次请示直接上级机关长期未得解决的重大事项，以及对直接上级机关进行检举、控告等，可越级行文。

    ２、下行文。下行文是上级领导机关对所属下级机关、单位的行文。根据情况，下行文有逐级行文、多级行文和无差别行文。逐级行文是向直接下一级机关行文，再由下一级机关逐步下达。如中央部署一项工作，需要逐级结合实际情况拟定贯彻意见，具体安排，就要逐级行文、逐级贯彻。多级行文是上级机关部署安排的工作可以一次传达到数级下级机关，如中央文件可直接发至县团级，省级文件可直接发至乡镇，即为多级行文。上级机关制发的公文，一经通过或签署即可直接与群众见面，称无差别行文，如法律、法规、公告、布告、通告，见报不另行文的表彰决定等。

    ３、平行文。互不隶属机关、无业务指导和被指导关系的部门或单位之间行文是平行文。平行文情况较为繁杂，党政的部门之间，军政、政企、政社之间，同一单位的同级机关之间，地区与地区之间等等行文都是平行文。平行文应注意以下几点：一是平行文原则上应是行政平级之间，如省与中央部委之间、市地与省的厅局之间，省与省之间，市地与市地，县与县之间等。特殊情况，也可不限于同级之间。如街道办事处向辖区所在单位部署安排的有关事项，行文时可不拘泥于单位级别。二是平行文的内容大致有申请事项、告知事项、商洽事项、咨询事项、征求意见等，不管何内容，平行文均应以平等、协商的口气行文。三是平行文的文种主要是函和复函，实践中也有以“意见”“建议”作为平行文文种的，属不规范性文种。

    四、文种格式选用必须得体

    文种格式和规范既是公文的“包装”，又是公文的规矩。如何选择使用适当的文种格式是机关文字工作中常常遇到的问题。许多同志在文种的选定上不很清楚，这样在无形之中弱化了行文目的和中心思想的表达效果，也使工作带来了不便，影响了公文的严肃性、准确性。因此正确选择文种格式是机关文字工作的基本要求。

    （一）文种格式的作用

    １、文种格式是突出公文严肃性、庄重性的重要形式。用好某种形式可以强化某种特征，更好地反映内容。俗话说，不存在没有形式的内容，也不存在没有内容的形式。不论什么内容，都要通过一定的形式表达出来；不论什么形式，都反映着一定的内容。公文也是同样，文种格式、规范选择得当，可以更充分体现各行文的目的，表现出行政活动的庄严性；若是选择不当，就不能充分表达出中心思想，还可能违被原行文的目的，使公文丧失严肃性。

    ２、文种格式选择是否得当对机关行使职能有较大影响。文种格式选择运用的得当，可以强化所表达的内容，能够对文章的中心思想起到强化作用。举个例子，上级对下级的工作提要求和部署可以采用文种格式有多个，但是表达要求的特性相差很大。例如，使用“通知”、“命令”、“函”等文种都可以承载这类内容，但是各文种格式的强制性、约束性和执行性相差极大，特别是“命令”这个文种，是最强烈的。

    ３、文种格式选择不当，不但难以准确表达中心内容和问题，还容易对国家机关的权威造成不良影响。还是以前面所谈到的“通知”和“命令”两种文种为例，如果提出的要求或部署不能充分做到，不具备完成的条件，事项的性质一般，就应该用“通知”的形式，不应用“命令”的格式。如果用了“命令”格式，把文种选得过于庄重，而不顾实际需要和客观可能，下级又做不到，很容易在客观事实上形成有令不行，有禁不止的局面，而出现这种状况对于管理国家事物来讲是非常不利的。说严肃一点，很容易让人们对国家权力和威望产生疑问，会影响到国家和政府的权威性。换一个角度来讲，若是将一般性的事情当作重大事情对下级提出严肃而紧迫的要求，按照办大事的标准运作，就容易在一定时间内分散和干扰下级的工作，打乱下级的安排，很可能把真正急需办的事搞乱。

    ４、过分追求文种格式，行文不注意内容，容易产生形式主义的倾向，是不良文风。不良文风是机关文字工作中的大忌，其危害到国家职能的正确行使，危害党和国家机关工作人员的思想作风和工作作风，是党和国家多年来一直反对的。

    （二）文种格式选择的原则

    在文种格式选择这个问题上，必须坚持内容决定文种格式的原则，即根据行文目的来确定采用哪一类哪一个文种，决不能本末倒置。这就是说，我们在实际工作中，公文格式的选定和公文规范的运用，应根据内容和工作的实际情况而定，而不能先定格式再讨论内容。

    《国家机关公文处理办法》列举的十五个文种中有这样一个规律，自上而下文种使用的资格逐步放宽，自下而上文种的庄重性、执行性、强制性乃至实效性逐步增强。如何选择文种？一般来讲，应根据实际需要，按照以下六个原则来选择公文文种格式，确定规范。

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